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A influência do Ambiente sobre o Sucesso de Eventos Corporativos

18 de abril de 2013 | Em Matérias | 448 visualizações | Por

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*por Thais Berbert

Em vários anos de atuação no segmento de eventos corporativos sempre me deparo com a seguinte pergunta: o local realmente influencia o sucesso de um evento? Eu respondo com muita certeza que sim. E digo isso não apenas pela experiência prática, mas pelo conhecimento de várias pesquisas que exploram a compreensão dos processos de estruturação do espaço físico e sua conexão com o homem.

Evento CorporativoNo campo da Administração, essa preocupação é antiga e teve início nas primeiras décadas do século XX, com os estudos de Frederick Taylor, que se baseavam na observação dos processos de trabalho e tinham como objetivo o aumento da eficiência operacional.

Dentre as várias conclusões desses estudos – e são várias mesmo – , descobriu-se que é possível obter ganhos de produtividade e desempenho a partir da relação entre o indivíduo e o espaço de trabalho. Os pensadores dessa linha defendem que o ambiente age como catalisador de comportamentos, induzindo determinada ação ou inibindo-a.

Se determinada empresa já realiza eventos corporativos como parte da estratégia de pessoal (treinamento, incentivo, reconhecimento e recompensa), tenha certeza que esse diferencial lhe renderá vantagem competitiva. Sabe-se que os eventos, por levarem os colaboradores para um ambiente diferenciado, baixam os níveis de resistência, facilitam a comunicação e garantem melhor receptividade dos participantes em relação às metas e objetivos da empresa. Além disso, os colaboradores têm o afastamento necessário para refletir sobre as questões apresentadas e tiram proveito dos benefícios da troca de informações entre pares.

Mas, a reflexão deve ir além. Por isso, a pergunta é: sua empresa tem atingido os objetivos e metas que estabelece para cada evento?

Como gerente comercial do Aguativa Golf Resort-PR (www.aguativa.com.br), que possui um Centro de Convenções, lido diariamente com empresários que desejam realizar eventos. Em geral, percebo uma grande preocupação com o conteúdo e pouca importância para a influência que o ambiente exerce sobre os resultados. Com essa frase não quero dizer que o conteúdo não seja relevante. Apenas chamo atenção para o fato de que excelentes ideias não atingem os resultados esperados justamente por não terem sido planejados e apresentados em ambientes favoráveis.

Veja o exemplo de uma empresa que coloca a interação entre membros da equipe como um objetivo. Todavia, contrata uma sala “adaptada” para eventos, escolhe montagem em formato auditório, prepara longos conteúdos expositivos (sem abertura para discussão), coloca apenas 10 minutos para o coffee break, acha caro investir em um coquetel, não prevê atividades interativas fora da sala de treinamento e deixa as refeições e noites livres. Ora, por melhor que seja o conteúdo da palestra, acho pouco provável que o objetivo estabelecido seja atingido nesse contexto. E o pior: imaginem o tempo, o dinheiro e a energia que foram desperdiçadas.

Mas, o que fazer para melhorar? Sugiro pensarmos no assunto pela perspectiva dos americanos, campeões mundiais de produtividade e desempenho. Para eles, o segredo está na definição clara dos objetivos e no planejamento minucioso, considerando todos os fatores críticos de sucesso.

Sendo assim, para aqueles que desejam realizar eventos corporativos mais produtivos, seguem algumas dicas:

  1. Defina claramente os objetivos, metas e expectativas. Essa é sem dúvida a parte mais importante, pois define desde o local mais adequado até as atividades e recursos. Tome cuidado com as abstrações. Há vários livros que orientam sobre a forma correta de definir metas e objetivos.
  2. Descreva precisamente o perfil do público-alvo. Sem esse entendimento, será muito difícil tomar decisões assertivas.
  3. Faça o planejamento formal, por escrito. Eventos envolvem muitos detalhes. Caso não tenha expertise ou tempo, procure ajuda de um profissional e nunca se esqueça dessa máxima: em eventos, os detalhes fazem toda a diferença! Esmiúce ao máximo a programação (horários, atividades, locais, recursos e outros) e não se esqueça de pensá-la de forma criativa. Lembre-se que existem formas mais efetivas e divertidas que o Power Point para passar uma mensagem.
  4. Respeite a capacidade de absorção dos conteúdos. Cortar o coffee break ou uma diária de hospedagem para “otimizar o tempo” não compensa.
  5. Estabeleça formas de checagem durante o evento, tanto para o conteúdo quanto para os objetivos. É um grande erro esperar o questionário de avaliação ou o resultado de vendas no final do ano, por exemplo, para saber se os objetivos foram atingidos. A metodologia Phillips ROI aplicada a eventos é excelente para esse tipo de avaliação.
  6. Somente depois disso parta para a escolha do local e demais fornecedores. O local deve oferecer espaços, estruturas, equipamentos, pessoas e serviços capazes de atender todos os seus objetivos.
  7. Faça visita de inspeção nos locais selecionados e discuta todo o planejamento com fornecedor. Pare com essa história de “esconder coisas” para não ser cobrado e lembre-se que caro é aquilo que não contribui para o alcance dos objetivos.
  8. Tenha em mãos um checklist dos itens a serem verificados durante a visita de inspeção: condições de acesso até o local, iluminação, ventilação, climatização, equipamentos, áreas para TEAL e outros. Iluminação fraca, por exemplo, causa sonolência e dispersão. Som alto gera irritação. Tudo isso tem que ser muito bem avaliado e discutido antes da assinatura do contrato.

Em suma, não tenha preguiça de avaliar as condições do ambiente e selecionar espaços que ofereçam condições favoráveis para o alcance dos objetivos propostos. Lembre-se que esse fator influencia direta e fortemente a percepção da mensagem e, por consequência, o resultado desejado. Observar essas dicas certamente garantirá melhores resultados e mais produtividade para o seu próximo evento.

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*Thais Berbert

Gerente Comercial do Aguativa Golf Resort

Bacharel em Turismo e Hotelaria pela UNIVALI (SC)

Especialista em Planejamento e Gestão no Turismo (SC)

MBA em Marketing pela FGV

De Ivaiporã/PR, Engenheiro de Computação, Administrador do Grupo Dicas em Geral. Apaixonado por Tecnologia e Informática.



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